La sinergia tra odontoiatra e ASO: come proiettare lo studio nel futuro

Con l’obiettivo di coinvolgere sempre di più il team nello sviluppo e nel successo dello studio, Accademia Tecniche Nuove propone un nuovo corso ECM in modalità FAD. Un focus sulla collaborazione, sempre più preziosa, tra il dentista e l’assistente di studio odontoiatrico, risorsa che, secondo Paride Zappavigna, responsabile scientifico e tutor, va valorizzata nel modo giusto.

Chi non vorrebbe ottimizzare la gestione della propria attività, lavorare in armonia con un team efficiente e ben organizzato, saper fidelizzare i pazienti e dare la giusta risonanza al brand reputazionale dello studio per trovarne di nuovi? Secondo Paride Zappavigna, responsabile scientifico e tutor del nuovo corso FAD di Accademia Tecniche Nuove dal titolo La sinergia tra odontoiatra e ASO: come proiettare lo studio nel futuro, per riuscirci occorre saper valorizzare le risorse a disposizione, a cominciare dall’Assistente di Studio Odontoiatrico, una figura chiave attorno a cui ruotano molte attività cruciali.

Dottor Zappavigna, qual è il segreto alla base di una corretta gestione dello studio?

Sono odontoiatra libero professionista e da una vita mi occupo di formazione del personale di studio odontoiatrico sia in modo autonomo sia con corsi accreditati dalla Regione Lombardia. Sono convinto che la formazione e il buon funzionamento del team siano la via di svolta privilegiata per raggiungere il successo professionale e per stare sul mercato in modo adeguato. Purtroppo, però, al momento attuale anche in molti studi in apparenza ben organizzati manca un coordinamento generale, non c’è ancora la cultura del team dentale, della squadra di lavoro. In Italia prevale, come retaggio culturale, una certa individualità, l’idea che ognuno stia bene chiuso nel suo piccolo mondo. Eppure, i tempi sono cambiati e questi schemi non funzionano più. È necessario creare dialogo tra le varie figure professionali che operano in ambito odontoiatrico. Questo è possibile anche attraverso i corsi, che aiutano a comprendere come arrivare a un miglioramento dell’efficienza degli studi odontoiatrici creando una collaborazione ottimale all’interno del team: ogni profilo professionale interagisce con un’idonea formazione per perseguire, in sinergia, un obiettivo comune. All’estero esiste la figura del dental office manager, la persona responsabile della segreteria che si occupa della gestione e dell’organizzazione dello studio odontoiatrico: direzione del lavoro, rapporti con i collaboratori, appuntamenti, telefonate, mail. In Italia questo lavoro di solito viene svolto da ASO di maggiore esperienza, con propensione alla comunicazione con il mondo esterno e spiccate capacità organizzative. Negli studi più grandi questo spesso funziona. Eppure, durante i corsi, quando si affrontano temi come la gestione della segreteria, l’architettura dell’agenda e la gestione del tempo produttivo - tutte attività facilmente realizzabili anche grazie alle tecnologie - i corsisti ASO ci dicono: meraviglioso, ma non riusciamo ad applicarle al nostro studio, per poterlo fare sarebbe necessario cambiare la forma mentis dell’odontoiatra.

Quale cambio di prospettiva secondo lei sarebbe auspicabile?

Il digitale offre strumenti potentissimi per migliorare i flussi di lavoro. I piccoli studi impostati alla vecchia maniera rischiano di essere spazzati via. Molti odontoiatri hanno capito che devono occuparsi anche di extraclinica e sui social ci sono gruppi che si organizzano per migliorare efficienza degli studi sotto l’aspetto organizzativo, amministrativo contabile fiscale e dal punto di vista del marketing.
In uno dei moduli del corso affrontiamo proprio il tema della comunicazione digitale, che nel mondo esterno oggi avviene soprattutto attraverso il web e i social. Secondo la tradizione odontoiatrica, come medici riusciamo ad acquisire nuovi pazienti e a mantenerli attraverso la reputazione. La nostra storia coincide con il brand: io sono il mio nome e cognome e ho dimostrato sul campo di essere un professionista affidabile e responsabile. Oggi, però, la reputazione non basta più, bisogna essere presenti sul web, perché i pazienti ci trovano online, attraverso i motori di ricerca. Se prima valeva soprattutto il passaparola, oggi i professionisti più giovani devono costruire ex novo la propria reputazione, a partire da indicizzazioni SEO e da recensioni di pazienti soddisfatti.
Non sempre, però, è possibile trovare il tempo per farlo. Un odontoiatra maturo, con poca dimestichezza con il linguaggio del web, deve puntare ad assumere ASO capaci di interfacciarsi con questi strumenti, di aggiornare i contenuti del sito dello studio e di realizzare una comunicazione visiva sui social, sempre prestando attenzione a evitare forme pubblicitarie non autorizzate dall’Ordine dei medici.

Quali caratteristiche sono da prediligere nella scelta di un ASO?

Prima di tutto la capacità di relazionarsi con le persone, perché quello dell’ASO è un lavoro ad alto impatto comunicativo. Nei corsi utilizziamo gli attori come esempi, poiché i corpi delle persone esprimono un linguaggio non verbale con cui si possono trasmettere paure, angosce. Insegniamo il controllo dell’ansia a livello corporeo e molto spazio viene dato al percorso di accoglienza del paziente, ossia al consumatore, per trasformare il suo percorso di cura in un’esperienza di cura. Non si possono assumere ASO se non sono qualificati, perché questo non è stato previsto dal legislatore, che ha altresì individuato quali sono le loro mansioni, ovvero le quattro competenze: la comunicazione con il mondo esterno e l’accoglienza dei pazienti; la partecipazione all’organizzazione della struttura e l’allestimento di spazi e strumentazioni di trattamento odontoiatrico; l’assistenza all’odontoiatra durante le procedure cliniche; l’organizzazione contabile e amministrativa. Si tratta di competenze ad ampio raggio, anche se poi, nella realtà quotidiana, nella maggior parte dei casi gli ASO si limitano a effettuare l’assistenza in poltrona e la sterilizzazione, e spesso, fuori dal contesto dello studio, segnalano la propria insoddisfazione.

Quali fattori contribuiscono al disagio?

Durante i corsi di formazione, spesso, con un atto liberatorio catartico, gli ASO raccontano la realtà quotidiana degli studi odontoiatrici, che è ben diversa da quella che appare dalle riviste e dai libri. C’è uno scollamento evidente tra la rappresentazione accademica della loro figura professionale e quanto accade nella pratica quotidiana, in cui è necessario accettare compromessi, confrontarsi con i ritmi dell’agenda che non funzionano e i ritardi strutturali che costringono a uscire dagli studi oltre l’orario pattuito perché non si riesce mai a essere puntuali.
La conseguenza di tale disagio è che il personale tende a cambiare di frequente posto di lavoro, e questo è uno dei motivi per cui è così difficile avere collaboratori stabili nel tempo.
Inoltre, la pandemia ha esacerbato il bisogno delle persone di mettere al primo posto lo star bene prima del sacrificio per il lavoro. Il tempo pieno non è più visto come desiderabile, ma come una limitazione alla propria vita privata. Altro problema è l’inadeguatezza dello stipendio. Molti odontoiatri si attengono ai contratti collettivi nazionali non rinnovati da anni, in contesti in cui gli orari di lavoro non sono rispettati. È necessario, invece, che l’odontoiatra capisca il valore dell’ASO e sappia comportarsi da leader in grado di motivare i propri collaboratori. Molti non sono mai stati educati a offrire un riconoscimento non solo economico, ma anche di incoraggiamento, al personale con cui collaborano. Questo è importante soprattutto nei confronti dei giovani, che oggi sono più insicuri e, di fronte a un insuccesso, provano un senso di scoraggiamento immediato. Se non sono adeguatamente motivate, le persone dopo un po’ vanno a fare altro.

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