Un software gestionale per studio dentistico riveste un doppio ruolo, come concezione di fondo. Quello più visibile è seguire i medici e il personale di studio nelle operazioni quotidiane legate al trattamento dei pazienti. In questo ambito rientrano le funzioni a cui si accede più di frequente, dalla gestione delle cartelle cliniche all’agenda passando per la parte della fatturazione. Un ruolo meno evidente ma altrettanto importante è quello di monitoraggio della gestione economica: dare in ogni momento una rappresentazione sintetica ma anche chiara di come stia andando lo studio dal punto di vista dei risultati economici e dell’efficienza di gestione.
Di norma chi non utilizza un gestionale evoluto – o non utilizza affatto un software gestionale – fa il punto della situazione a intervalli regolari e certamente a fine anno. Ma questo approccio a medio-lungo termine per la gestione economica può essere troppo “su larga scala” per evidenziare trend negativi che richiederebbero interventi immediati per riportarsi in carreggiata. Al contrario, avere una visione dei risultati in tempo reale permette di evitare brutte sorprese a fine anno. E anche di capire in che direzione muoversi a breve termine per migliorare il lavoro dello studio dentistico.
All’atto pratico questa capacità di sintesi si traduce nella possibilità di mostrare l’andamento di alcuni parametri statistici significativi per la gestione economica e legati a tre aspetti chiave dell’attività odontoiatrica: stato dei pazienti, trattamenti in corso, costi d’esercizio. Va notato che la valutazione dell’andamento non dovrebbe essere solo assoluta (quanto si guadagna in media per paziente, ad esempio) ma anche relativa agli obiettivi che ci si è dati (o sarebbe bene darsi) per l’esercizio in corso.
Per fare qualche esempio, il gestionale deve poterci indicare quanti nuovi pazienti abbiamo acquisito negli ultimi mesi e quanti ne abbiamo persi, ma anche rapportare queste cifre a un obiettivo di performance prefissato. Così il gestionale ci dice non solo a che (metaforica) velocità stiamo andando ma anche quanto siamo distanti da ciò che volevamo ottenere. In questo senso di solito si adottano indicatori di performance macroscopici legati a parametri come numero di pazienti, visite, ore lavorate, preventivi accettati e via dicendo.
Gli indicatori di performance sono una sorta di “semaforo” che ci dice se possiamo andare avanti così, se dobbiamo prestare una maggiore attenzione o se dobbiamo fermarci. È una indicazione sintetica che è difficile ricavare velocemente guardando ai dati grezzi di gestione dello studio. Ma è anche solo il primo passo nel capire come e dove intervenire per migliorare la gestione dell’attività.
In questo senso il gestionale deve prevedere un’analisi approfondita dei “componenti” base dello studio stesso: pazienti, operatori, centri di costo. Per ciascuno di essi è possibile compilare diverse analisi statistiche in base ai parametri più importanti, ad esempio la quota dei pazienti non attivi, le cure pianificate da eseguire, il numero di visite per operatore, le visite mancate, la distribuzione delle prestazioni per valore, i costi dei materiali e via dicendo.
È in base a queste valutazioni più specifiche che si possono definire eventuali azioni correttive o comunque da mettere in atto per migliorare le performance dello studio dentistico. Bisogna inoltre tenere traccia di cosa si è deciso di fare e di quando lo si è fatto, per andare a verificare dopo un certo tempo se i principali indicatori di performance siano o meno migliorati in conseguenza delle azioni stesse. In questo modo si chiude un ciclo controllo-correzione-controllo che idealmente dovrebbe essere portato avanti con regolarità per ottimizzare la gestione dello studio.
