Il responsabile di uno studio dentistico vorrebbe fare ciò per cui si è preparato – il medico – ma oggi deve vedere la sua professione da molti punti di vista contemporaneamente: gestore di persone, organizzatore e anche, non da ultimo, un po’ esperto di sicurezza e normative. Già, perché uno studio è comunque una piccola azienda che gestisce una rilevante mole di informazioni sui suoi pazienti, informazioni che essendo a carattere clinico sono considerate dalle normative come dati sensibili. Questo impone che tali informazioni siano gestite (è il cosiddetto “trattamento dei dati”) secondo precise linee guida. Anche dal software gestionale. Inoltre, uno studio dentistico gestisce anche informazioni sui pazienti che non sono considerate sensibili ma che rientrano nella più ampia categoria dei dati personali e che anch’esse sono sottoposte a tutela.
Ma non c’è da considerare solo la parte legata al trattamento dei dati dei pazienti. Uno studio dentistico deve osservare una molteplicità di norme che vanno da quelle generiche sulla sicurezza dei luoghi di lavoro (Legge 626/94) alla certificazione periodica della conformità dei dispositivi medici, passando per una serie di adempimenti amministrativi. Dal punto di vista di chi si appresta a usare un software gestionale mirato tutto questo pone due questioni: quanto il software sia coinvolto direttamente da tali normative e quanto in generale possa aiutare nell’adeguamento dello studio alle norme stesse.
Il primo aspetto è legato soprattutto al trattamento dei dati personali e sensibili. Il software gestionale diventa infatti lo strumento che esegue questo trattamento e deve intrinsecamente mettere al riparo chi lo usa da violazioni involontarie della normativa. Il principio astratto della legge è infatti che la “sicurezza” (nel senso di privacy, ma non solo) delle informazioni sia sempre messa a rischio da un’ampia gamma di fattori. Ad esempio qualcuno potrebbe cercare di sottrarre le password di accesso al gestionale per consultare le informazioni sui clienti, oppure un incidente potrebbe rendere inutilizzabile l’archivio contenente le informazioni.
Non si chiede a uno studio dentistico (e a nessuna azienda, peraltro) di essere certo di aver eliminato tutti i fattori di rischio, perché sarebbe impossibile, però gli si impone di bilanciarli con opportune misure di sicurezza. Per restare nell’ambito degli esempi appena fatti, il software gestionale dovrebbe prevedere un sistema di cifratura delle password per renderle più sicure e una procedura di backup automatico dei dati in un sistema remoto.
Software gestionale: dalle norme ai documenti
Se un software gestionale prevede molte di queste misure di sicurezza possiamo stare più tranquilli, il punto chiave però non è solo questo: lo studio deve produrre periodicamente un documento (il DPS, Documento Programmatico della Sicurezza) in cui descrive i fattori di rischio che deve affrontare e come ha cercato di mitigarli. È una certificazione importante a tutela della propria operatività. E non sarebbe male se il nostro gestionale potesse produrla in autonomia.
Non tutte le normative devono essere rispettate direttamente dal gestionale, un buon software gestionale può però dare una mano in tutti i processi di adeguamento soprattutto nella parte documentale. Appare ovvio per quanto riguarda ad esempio la documentazione per gli studi di settore, che un buon gestionale può produrre di suo, ma attraverso il software abbiamo diversi vantaggi: la dematerializzazione dei documenti di rito (talvolta di tutto il processo), la conservazione sicura, la standardizzazione su documenti che vengono definiti una tantum e poi prodotti dal gestionale quando necessario.
Ad esempio il consenso informato al trattamento dei dati o l’accettazione per i singoli interventi si possono stampare dal gestionale al momento (senza dover cercare antiestetiche fotocopie nei faldoni…) e il paziente potrà accettarli con una firma digitale. Più in generale, possiamo far conservare al gestionale qualsiasi tipo di documento con la certezza di averlo in questo modo catalogato e facilmente rintracciabile in ogni momento. E anche protetto, dato che il gestionale offrirà anche procedure per la salvaguardia fisica dei dati.
Buongiorno, sto scegliendo un nuovo gestionale per il mio studio, vorrei che avesse utilita’ solo ai fini contabili/amministrativi, fatturazione elettronica, Privacy, agenda appuntamenti, scheda anagrafica cliente.