Approccio manageriale alle attività dello studio vuole dire disporre di “numeri” in base ai quali assumere le decisioni su dove indirizzare la nostra attività. Per disporre di numeri abbiamo la necessità di utilizzare un gestionale attraverso il quale poter tenere sotto controllo le attività del nostro studio.
In questa intervista, Fabian Zolk fondatore di AlfaDocs.com, ci indica quali sono i parametri per una scelta "ragionata" di un gestionale che potrebbe addirittura restituirci quella competitività che l’appesantimento burocratico a cui da anni siamo sottoposti ha fatalmente ridotto.
Attraverso l'automazione dei processi che possiamo ottenere con un gestionale in cloud continuamente aggiornato alle mutevoli condizioni burocratiche abbiamo infatti la possibilità di automatizzare molte procedure ripetitive che la legge ci impone. Senza contare la comodità che il cloud ci offre nella gestione degli appuntamenti, comunicazioni con i pazienti più efficienti, sicurezza e accessibilità delle informazioni sanitarie, un'esperienza complessiva più personalizzata e un’elevata garanzia sul trattamento dei dati.
Insomma, tenere sotto controllo le incombenze burocratiche, migliorare la nostra efficienza in un contesto sicuro e controllato... mi sembra di sognare.
Ed è anche il sogno di Fabian che in cinque minuti di lettura potrete apprezzare.
Buon lavoro a tutti!
Quali sono i problemi del settore odontoiatrico dal vostro particolare punto di vista di fornitori di software gestionali?
Nel corso degli anni abbiamo identificato diverse criticità che ancora oggi coinvolgono il settore odontoiatrico. Tra le più rilevanti, spicca la gestione ancora basata su metodi cartacei o, quando digitale, poco integrata, con una conseguente mancata semplificazione di una lunga serie di attività. Anche la fidelizzazione dei pazienti resta un tema centrale, così come la mancanza di automazione nei processi amministrativi, penalizzati da una carente integrazione tecnologica. Concentrarsi sul patient journey rappresenta la chiave per automatizzare e ottimizzare questi processi e migliorare l'efficienza dello studio.
È possibile supportare il dentista nelle innumerevoli incombenze burocratiche?
Assolutamente sì, attraverso una piattaforma che digitalizza le attività dello studio intorno al percorso completo del paziente e in grado di centralizzare e automatizzare le attività burocratiche, creando un flusso di lavoro più organizzato e coerente. Questo comprende la gestione degli appuntamenti, l'invio di promemoria ai pazienti, la fatturazione, la gestione delle cartelle cliniche, richiami automatizzati e, ovviamente, la digitalizzazione dei documenti, tramite strumenti come la Firma Elettronica, in grado di garantire la sicurezza e la conformità legale.
Inoltre, l'integrazione tra vari sistemi tecnologici utilizzati nello studio, come dispositivi di imaging o sistemi diagnostici, può consentire una gestione più fluida delle operazioni fornendo un unico “pannello di controllo” che centralizza e riassume le attività dello studio su tutti i vari sistemi in utilizzo.
Scegliere un gestionale proprietario su server in studio o un gestionale in cloud: quali elementi dobbiamo considerare come titolari di studio odontoiatrico.
Ci sono 3 tipi di tecnologie in questo senso:
- Client e Server in studio
- Client in studio, Server in cloud
- Tutto in cloud (SaaS)(100% cloud)
Con 1 e 2, lo studio si alloca una lunga serie di responsabilità tecniche ed organizzative. Con 2 lo studio inizia a delegare determinate responsabilità, ma rimane in carico di una gran parte dell’infrastruttura, la manutenzione di tale ecc.
Con 3 invece lo studio delega il massimo possibile a livello di responsabilità su tutti i livelli. Infatti SaaS vuol dire “Software as a Service” (software come servizio). Un fornitore SaaS non solo fornisce il software, ma fornisce anche l’infrastruttura tecnica-legale necessaria per farla funzionare.
Parlando di SaaS, innanzitutto, l’accessibilità, la scalabilità e la flessibilità sono fattori cruciali. Un gestionale 100% cloud offre una maggiore flessibilità, poiché permette di accedere ai dati e gestire lo studio da qualsiasi dispositivo connesso a internet, in qualsiasi momento e luogo.
Questo apre la porta anche a nuovi modelli di collaborazione tra studio e dipendenti, come ad esempio lo smart working (lavorare da remoto). Al contrario, un gestionale su server in studio ha un’accessibilità limitata, richiedendo la presenza fisica in ufficio per accedere alle informazioni o degli interventi tecnici particolari (poco stabili, sicuri e funzionali) per rendere il software in studio accessibile anche da remoto.
La sicurezza dei dati è un altro aspetto fondamentale da valutare. I gestionali in cloud offrono elevati standard di sicurezza, con backup automatici, crittografia dei dati e aggiornamenti di sicurezza regolari. Questi sistemi sono progettati per proteggere i dati sensibili dei pazienti da eventuali perdite o accessi non autorizzati. La manutenzione e l'aggiornamento dei sistemi è un'altra area di differenza. Con un gestionale in cloud, il fornitore del servizio si occupa di tutti gli aggiornamenti e la manutenzione del software, garantendo che il sistema sia sempre aggiornato con le ultime funzionalità e patch di sicurezza. Al contrario, un gestionale su server in studio richiede che lo studio gestisca direttamente queste attività, il che può comportare ulteriori impegni di tempo e risorse.
La manutenzione è un altro grande tema: con un software in studio c’è di mezzo sempre lo studio e, in caso di problemi, potenzialmente lo studio non sarà operativo per ore o addirittura giorni finché un tecnico non si presenterà per risolvere. Con il sistema 100% cloud invece l’assistenza è molto meno invasiva, avviene 100% da remoto e quindi in tempi molto più rapidi.
Digitalizzazione dei processi clinici e gestionali: a che punto siamo in Italia e in Europa?
Io dico che siamo solo al 2% del nostro percorso di digitalizzazione della sanità a livello Europeo, perché il 98% dei dati sanitari che vengono raccolti in digitale ad oggi, vengono usati una sola volta.
Nonostante il tema della digitalizzazione sia di grande attualità, In Italia questo processo è ancora in una fase di transizione. Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) ha destinato 3,49 miliardi di euro tra il 2021 e il 2026 per supportare la digitalizzazione in medicina e nell'organizzazione dei servizi sanitari, tuttavia, nonostante questo sostegno, la sua adozione è stata limitata, con vari ostacoli legati alla mancanza di comprensione delle proposte digitali e alla dispersione di una leadership strategica.
Nonostante ciò, la pandemia COVID-19 ha accelerato la necessità di digitalizzare i processi sanitari in tutta Europa, spingendo molti studi ad adottare soluzioni digitali per migliorare l'efficienza e la sicurezza.
Anche se ad oggi molti dati sono già digitali, questo non vuol dire che siamo a un buon punto nella digitalizzazione sistematica. Il tema più impegnativo e critico in questo è l’interoperabilità dei dati a livello regionale, nazionale e poi internazionale che a sua volta si collegano a temi di accessibilità / privacy e all’implementazione di standard tecnici condivisi.
Quali sono i vantaggi del dentista nella digitalizzazione dello studio?
Ad oggi è cruciale spostare l'attenzione dalla visione “gestione dello studio” alla visione “gestione del paziente”.
Questo spostamento dell’asse di attenzione, e quindi del punto di vista sulle attività e su quello che gli strumenti utilizzati nello studio devono fare, trasforma la gestione automatica dello studio in una naturale conseguenza. Il vantaggio più grande è quello di poter "innescare" un ciclo virtuoso, formato da tre elementi chiave: la soddisfazione e fidelizzazione del paziente, il paziente educato e impegnato e i risultati clinici positivi.
Pazienti soddisfatti tendono a rimanere educati e impegnati, creando una base solida di fiducia e continuità delle cure. Un paziente informato e coinvolto è più propenso a seguire il piano di trattamento, migliorando i risultati clinici. Infine, l'adesione costante alle terapie porta a miglioramenti nella salute del paziente, rafforzando la fiducia nei servizi dello studio e chiudendo il cerchio di soddisfazione e fidelizzazione. In ultima analisi, questo approccio integrato assicura anche la crescita e la sostenibilità dello studio medico.
Uno studio non digitalizzato, o digitalizzato con tecnologia obsoleta non al passo con i tempi, continuerà a fare sempre più fatica in questo ciclo virtuoso, anche se lo studio è piccolo con una base di pazienti molto stretta e fidelizzata… perché i pazienti e le loro aspettative stanno cambiando molto in fretta, per non parlare dell’evoluzione rapida di sistemi basati sull'Intelligenza Artificiale.
Quali i vantaggi per i pazienti nella digitalizzazione dello studio?
Presumendo che gli strumenti utilizzati corrispondono ai criteri più moderni di qui sopra, il vantaggio principale per i pazienti è senz’altro quello di ottenere una migliore esperienza e una maggiore qualità complessiva del percorso di cura (clinico ed extra-clinico), attraverso servizi più accessibili e convenienti.
Tra questi possiamo menzionare la comodità nella gestione degli appuntamenti, comunicazioni più efficienti, sicurezza e accessibilità delle informazioni sanitarie, rapidità nelle operazioni burocratiche, migliori diagnosi e trattamenti, un'esperienza complessiva più personalizzata e un’elevata garanzia sul trattamento dei dati. Questo si traduce in pazienti più autonomi, valorizzati, coinvolti e fidelizzati.
Si parla del “patient empowerment”.
Esistono preoccupazioni per la sicurezza dei dati sensibili relative ai pazienti e alla loro salute: cosa si può fare in concreto?
Di base dobbiamo ammettere: nessun sistema è sicuro.
Personalmente sono abbastanza preoccupato per tutti i dati, di pazienti e non, salvati su server non adeguati e non impostati e mantenuti da professionisti di massimo livello.
Ci sono diverse misure concrete che possono essere adottate per garantire la sicurezza di questi dati, la cui esposizione potrebbe comportare gravi conseguenze.
Innanzitutto, è fondamentale implementare sistemi di crittografia per proteggere i dati durante la trasmissione e l'archiviazione. Un altro punto fondamentale è l'autenticazione, ad esempio, nel caso della firma elettronica, l'autenticazione a due fattori offre un ulteriore livello di sicurezza, assicurando che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati sensibili. Questi sistemi richiedono non solo una password, ma anche un secondo elemento di verifica, come un codice inviato al telefono dell'utente (OTP).
Il punto più debole di ogni sistema aggiornato sono le persone autorizzate ad interagire / usare quel sistema. Puoi avere il sistema più sicuro del mondo, ma se la tua password di accesso è uguale alla data di nascita di tua moglie e non hai impostato l’autenticazione a due fattori, c'è poco da fare. Ho tenuto un corso ultimamente dove ho parlato molto della sicurezza, e la formazione, la sensibilizzazione e il continuo aggiornamento del personale sono punti cardine.
Quali sono le caratteristiche di un software gestionale per supportare il dentista nella transizione verso il digitale della sua attività?
Per supportare il dentista nella transizione verso il digitale, una piattaforma gestionale dovrebbe essere un SaaS (100% cloud) e disporre di un'interfaccia intuitiva progettata per ridurre la curva di apprendimento. Dovrebbe permettere una gestione automatica dell’agenda e degli appuntamenti, e la gestione digitale delle cartelle cliniche, garantendo la sicurezza dei dati tramite la tecnologia cloud. La gestione della fatturazione e dei pagamenti deve essere totalmente digitale, permettendo l’accesso diretto o indiretto ai dati e l’interazione autonoma con il sistema da parte del paziente. Inoltre, è fondamentale il supporto per campagne di marketing e comunicazione, la visibilità online, la compatibilità e integrazione con altre tecnologie e sistemi, e un robusto supporto tecnico gratuito e integrato a portata di clic. Solo combinando questi elementi si può garantire una completa e non traumatica dematerializzazione, l'efficienza operativa dello studio, la qualità delle cure e la soddisfazione dei pazienti.
